Visste du at alle e-postene du har i innboksen din har et klimaavtrykk? Ved å slette e-postene du ikke trenger kan du gjøre noe bra for både hodet og kloden.
I en ideell verden hadde vi alle håndtert e-poster med en gang de dukket opp i innboksen og kvittet oss med de av dem som vi ikke trenger å spare på. Slik er det dessverre ikke, og hos mange flyter mailboksen stadig over.
– Amerikanske forskere har funnet ut at man i gjennomsnitt ser den samme e-posten 12 ganger. Du åpner den, ser på den og går videre. Det er både lite effektivt og rasjonelt, fordi det gjør at du må bruke tid og energi på å tenke sammen tanken hver gang du ser på den.
Det forteller Morten Røvik, som er produktivitetsekspert og tidligere daglig leder i et IT-konsulentfirma.
– Det gjør også at mailboksen fort hoper seg opp med et høyt antall e-poster som tar plass i hodet og på alle verdens servere. Det påvirker altså både psyken og kloden, sier han.
GETTING THINGS DONE: Morten Røvik er Skandinavias eneste sertifiserte GTD (Getting Things Done) Master Trainer. Han holder kurs, seminarer og coacher i GTD. I 2013 startet han produktivNorge AS. Foto: Jan T. Espedal / Aftenposten.
Hver enkelt e-post tar ikke så mye plass og er ikke så farlig, men om vi skal prøve å være mer miljøvennlige, handler det om alle de små stegene vi tar for å begrense karbonavtrykket vårt.
– Mange servere i Norge er drevet av vannkraft, men om vi klarer å senke strømforbruket vårt kan vi eksportere mer strøm til land som bruker karbon for å lage strøm. Jo mindre vi bruker her til lands, jo mer ren strøm blir det igjen til andre land. Det er jo ren strøm vi vil ha, forklarer Røvik.
Selv om en e-post og teksten i seg selv er forsvinnende lite data, er e-poster med vedlegg noen skikkelige plasstyver. Sender du eller mottar en e-post med dokumenter, video eller bilder fylles servere raskt opp. Det koster også penger for de som «hoster» serverne.
– En harddisk har ikke uendelig med plass, og jo større og flere servere du trenger, jo mer strøm trenger disse harddiskene. Om alle nordmenn slettet alle e-postene sine samtidig ville vi sett det på strømforbruket vårt – det ville gått drastisk ned.
Ved å rydde i mailboksen din kan du altså spare både hodet og klimaet. Du slipper å bruke mentale krefter på ubesvarte e-poster samtidig som du gjør noe godt for miljøet.
– Vi misbruker hjernens krefter på samme måte som vi misbruker karbon. Alle monner drar, og det er summen av alle e-poster som er viktig og ikke bare den enkelte.
Røvik tror grunnen til at vi er så dårlige på å slette e-poster er en kombinasjon av latskap, at vi ønsker å ta vare på alt (FOMO – «fear of missing out») og at vi er for slitne til å ta beslutninger der og da.
– Du får en e-post, er sliten i hodet, har for mye å gjøre og orker ikke å forholde deg til den. Likevel er det såre enkelt å komme ut av den onde sirkelen.
For å få inn et godt ryddesystem for mailboksen anbefaler Røvik deg at når du mottar en e-post bør du enten ta hånd om den med en gang eller parkere den i et system utenfor selve innboksen.
– Svar på den, slett, arkiver eller legg den i en «neste handling»-mappe med e-poster du skal ta stilling på et senere tidspunkt.
En enkel måte å få inn denne rutinen på er å følge «tominuttersregelen».
Den går ut på at hver gang du åpner en ny e-post bør du stille deg selv spørsmålet: Tar det meg mindre enn to minutter å håndtere denne henvendelsen? Hvis svaret er ja, så gjør du det med en gang.
– Grunnen til det, er at det vil ta deg mer enn to minutter å parkere den utenfor innboksen og se på den senere. Det som skjer psykologisk når du ikke tar en beslutning idet du leser en ny e-post, er at du tar en mental kopi og e-posten blir liggende og gnage i bevisstheten eller underbevisstheten din.
Du kan også velge å følge konseptet «Inbox Zero», hvor du hver dag går gjennom mailboksen din.
– Det du gjør da er å slette, arkivere eller sortere e-postene i mapper. Da vet du allerede hva som er neste steg for e-postene du velger å ta vare på. Ellers blir de bare liggende der og ulme, som igjen fører til dårlig samvittighet.
Et praktisk råd er å sortere e-poster med vedlegg og slette de du ikke trenger, siden det er disse som tar mest plass på servere og dermed har størst klimaavtrykk.
Om du skulle være så uheldig å slette e-poster du kommer på at du gjerne skulle tatt vare på, er det viktig å huske at de fleste slettede e-poster blir liggende på server i 30 dager før de forsvinner helt.
– Begynner du å slette e-poster i dag vil klimaavtrykket bli mindre i fremtiden. Om en e-post ikke har noen verdi for deg er det bedre å bare slette den. Det koster så lite, men kan bidra til noe positivt for kloden vår.